Définition
« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (Code du Patrimoine, art. L211-1).
Dès lors, les obligations énoncées dans la loi et la règlementation sur les archives publiques s’appliquent aussi bien aux archives papier qu’aux archives électroniques.
À ce titre, les Archives départementales de La Réunion ont mis en production en 2023 un Système d’Archivage Électronique (SAE) permettant de recevoir, conserver, éliminer et communiquer les archives électroniques.
Gérer les données électroniques
La gestion des données électroniques exige une prise en compte du cycle de vie du document de sa création jusqu’à son archivage définitif en passant par sa conservation intermédiaire (avec une veille active sur les formats de fichiers et les supports de stockage).
Les Archives départementales de La Réunion ont conçu plusieurs outils pour aider les administrations à mieux gérer leurs données électroniques au quotidien :
Verser / Éliminer
Des procédures réalisées par les Archives départementales de La Réunion sont disponibles au téléchargement pour le versement ou l’élimination des documents électroniques :
N'hésitez pas à prendre contact avec les Archives départementales de La Réunion afin que l'on vous explique la démarche à suivre pour connaître les délais de conservation des documents ainsi que les procédures de versement et d'élimination.
Dématérialiser
Les Archives départementales de La Réunion mettent à disposition des administrations ayant un projet de numérisation de documents ou de dématérialisation de procédures un « Kit Numérisation ». Ce kit sera utile dans le cadre de la mise en œuvre d’un protocole de dématérialisation permettant d’éliminer le papier après numérisation. Il comprend :
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