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Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. L212-6 à L212-10). Le maire ou le président du groupement de communes est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives (Code du patrimoine, art. L214-3 et L214-4). Il doit alerter le préfet en cas de sinistre, de détournement ou de soustraction d’archives (Code du patrimoine, art. R212-53).
Conservation
Les frais de conservation des archives représentent une dépense obligatoire des communes (Code général des collectivités territoriales, art. L2321-2).
Tout projet de construction ou d’aménagement de local dédié à la conservation d’archives doit être soumis à l’avis préalable du directeur des archives départementales (Code du patrimoine, art. R212-54).
L’Etat peut accorder des subventions aux collectivités et à leurs groupements en faveur de l’aménagement ou de la construction de locaux d’archives. Les principes et les procédures à suivre sont fixés par une circulaire.
Les collectivités sont invitées à saisir le plus en amont possible du projet le directeur des Archives départementales et la Direction des affaires culturelles de l’océan Indien.
A l’occasion du renouvellement du conseil municipal, syndical ou communautaire, même si l’exécutif est reconduit, un procès-verbal de remise des archives doit être envoyé aux Archives départementales, accompagné d’un récolement sommaire des principaux documents conservés ; il matérialise le transfert des responsabilités civiles et pénales pesant sur le maire ou le président.
Tout projet de restauration de documents d’archives est soumis à l’avis technique préalable du directeur des archives départementales.
Tenue des actes réglementaires
Les règles relatives à la tenue des registres des actes réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés et notifications) ont été modifiées par le décret du 8 juillet 2010, accompagné d’une note d’information du directeur chargé des Archives de France du 14 décembre 2010
 Note d'information du directeur des Archives de France (332.21 KB)
Etat civil de La Possession (ADR, 4 EDEPOT 13/6)
Classement et sélection
Pour permettre leur accès, les archives doivent être classées et identifiées. Diverses instructions permettent de distinguer les documents qui doivent être conservés de ceux qui doivent être éliminés ou triés à terme :
- Pour les archives antérieures à 1982 : Cadre de classement des archives communales arrêté inter ministériel du 31 décembre 1926 (377.19 KB)
- Pour les archives postérieures à 1982 :
Aucune destruction de documents d’archives publiques ne peut intervenir sans autorisation préalable du directeur des archives départementales, qui agit par délégation du préfet. La procédure et un modèle de bordereau d’élimination sont téléchargeables sur cette page.
Dépôt aux archives départementales
Dans le cadre d’une convention, les archives des communes de plus de 2 000 habitants peuvent être déposées aux Archives départementales, au-delà d’un délai de 120 ans pour les registres de l’état civil et de 50 ans pour les autres documents n’ayant plus d’utilisé administrative et destinés à être conservés à titre définitif (Code du patrimoine, art. L212-12)
Communication
 Les archives des communes et de leurs groupements sont soumises aux règles de communicabilité fixées par la loi pour les archives publiques. Le Code du patrimoine pose en principe leur libre communicabilité (art. L213-1), mais par dérogation à cet article, un certain nombre de documents ne sont communicables qu’à l’expiration des délais prévus à l’art. L213-2.
L’Association des archivistes français (AAF) a publié un Guide d’archivage pour les communes et les groupements de commune, qui peut vous être remis sur demande auprès des Archives départementales.
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