- Responsabilités des administrations en matière d’archivage
Une circulaire du 2 novembre 2001 (« circulaire Jospin ») présente les principales dispositions que les administrations de l’Etat doivent mettre en oeuvre pour organiser en leur sein les fonctions d'archivage. Elle précise également les modalités selon lesquelles les Archives départementales contrôlent le respect des règles d’archivage par les services versants.
La circulaire identifie notamment les responsabilités qui incombent aux administrations, rappelant que la fonction de gestion des archives intermédiaires doit être assumée par un service ou une cellule spécifique qui doit apparaître clairement sur l’organigramme et qui doit être placé à un niveau lui permettant d’exercer clairement ses missions.
A ce titre, il appartient à chaque administration :
• d’identifier les agents auxquels incombent la gestion des archives intermédiaires, de leur donner les moyens et les formations nécessaires ;
• de prévoir des crédits suffisants pour faire face aux dépenses de conservation et de gestion des archives intermédiaires ;
• d’aménager des locaux conformes aux normes.
A défaut de locaux suffisants, la loi rend possible sous certaines conditions d’externaliser le stockage de ces archives courantes et intermédiaires :
- le prestataire retenu doit avoir reçu l’agrément du Service interministériel des Archives de France (liste des prestataires agréés) ;
- le projet de dépôt doit être envoyé pour avis au directeur des Archives départementales. Les dispositions à faire figurer dans le dossier de consultation des entreprises sont indiquées en annexe de ce message des Archives de France ;
- un exemplaire du contrat définitif doit être adressé au directeur des Archives départementales.
• Rôle des Archives départementales
Les Archives départementales viennent en appui pour apporter aux administrations assistance méthodologique et conseil. Par des visites sur place, des actions de sensibilisation et de formation, elles les guident dans leur démarche d’archivage.
Les Archives départementales sont nécessairement sollicitées au terme de la durée d’utilité administrative des archives produites par les administrations. Ces archives doivent en effet soit être conservées de façon définitive aux Archives départementales pour des raisons juridiques ou historiques, soit être éliminées après visa du directeur des Archives départementales.
Les procédures correspondant à ces deux cas de figure ainsi que les modèles de bordereau de versement et de visa d’élimination sont disponibles au téléchargement :
• Archivage des services du Conseil départemental
Pour le Conseil départemental de La Réunion, la gestion des archives courantes et intermédiaires relève de la responsabilité du Service des archives intermédiaires, rattaché aux Archives départementales. Les agents du Département sont invités à se rentre sur leur intranet, où ils trouveront à la page « Portail archives intermédiaires » les rubriques suivantes :
- Présentation du service ;
- Bases de recherche ;
- Bordereaux d’archivage ;
- Tableaux de gestion ;
- Fiches de procédure ;
- Etat des versements depuis 2000 ;
- Inventaire des délibérations du Conseil départemental de 1946 à 1982.
• Ressources
Le portail francearchives.fr regroupe toutes les ressources rassemblées par le Service interministériel des Archives de France, à la fois à destination des administrations, des professionnels et du grand public.
L’Association des archivistes français (AAF) a publié :
• Guide d’archivage à l’usage des administrations dans les départements,
• Guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé.
Ils peuvent vous être remis sur demande auprès des Archives départementales.
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Bordereau d'élimination (