Les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont des archives publiques. Les dossiers de client sont en revanche des archives privées.

Les officiers publics et ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant leur versement obligatoire aux Archives départementales. Les minutes doivent être classées chronologiquement par exercice de notaires, identifiées et conditionnées dans des boîtes d’archives.

Les notaires sont tenus de verser aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans. Les notaires souhaitant verser sont invités à contacter les Archives départementales pour fixer les modalités pratiques de prise en charge des documents. Les archives notariales sont alors intégrées dans la sous-série 3 E du cadre de classement, chaque article recevant un numéro unique.

Dans le cadre de leur pratique, les études ont accès aux actes qu’elles ont versés (communication administrative). En dehors des personnes intéressées, héritiers ou ayants droit, la communication des actes est soumise à un délai de 75 ans à compter de la date de l’acte, ou de 100 ans quand il concerne des personnes mineures. La dérogation à ces délais est soumise à l’autorisation préalable du président du tribunal de grande instance compétent (loi du 25 ventôse an XI, art. 23).

Timbre royal sur une minute de 1832 de Me Hoarau à Saint-Pierre (ADR, 3 E 1406)

Textes de référence

• Code du patrimoine, livre II, notamment les articles L213-2 et L213-3.
• Loi du 25 ventôse an XI, notamment l'article 23.
• Décret 79-1037 modifié, relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, notamment l'article 17.
• Circulaire du président du Conseil supérieur du notariat n° 2009-4.