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Les archives sont définies par la loi comme "l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité" (Code du patrimoine, art. L211-1).
Qu’elles soient produites par une administration, un notaire, une collectivité ou un particulier, elles peuvent à terme constituer une partie d’un patrimoine commun au titre de leur intérêt administratif, juridique, probatoire ou historique : ce travail de sélection et de conservation "tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche" (Code du patrimoine, art. L211-2) incombe aux services des Archives départementales.
Les pages suivantes donnent des informations réglementaires et pratiques pour vous guider dans la gestion de ces documents.
Quelle que soit l’origine des archives, des règles communes leur sont applicables pour garantir une bonne conservation dans le temps.
Conditionnement des documents
La première protection à offrir aux dossiers contre toute agression du milieu extérieur (poussière, humidité, lumière …) est une mise en boite. Le format des documents conditionne le choix de la boite : ils doivent y être rangés dans des dossiers identifiés par des chemises et des sous-chemises sans laisser trop d’espace ni sur les cotés ni dans leur épaisseur. Il est recommandé d’utiliser des boîtes de 10 cm de dos au maximum.
Il faut éviter d’utiliser des pochettes de couleur ou en plastique, mais aussi les élastiques, épingles, trombones, agrafes et adhésifs, qui sont de nature à abîmer le papier et à compromettre une bonne conservation des documents dans le temps.
Idéalement, il convient d’utiliser des matériels de conditionnement ayant un pH neutre.
Locaux de conservation
Les locaux de conservation doivent être d’un accès facile, sains (éviter les combles poussiéreux ou les pièces humides), de préférence de plain-pied pour pouvoir supporter l’implantation de rayonnages (résistance de 900 kg/m² pour des rayonnages métalliques simples à 1300 kg/m² pour des rayonnages mobiles).
Equipés d’une d’un système de gestion des conditions atmosphériques, d’une détection incendie et intrusion, ils doivent fermer à clef et être à l’abri de toute inondation ou dégât des eaux.
Textes de référence de la direction des Archives de France :
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