Le Conseil Départemental de la Réunion
RECRUTE
par voie de mutation, de détachement, d'inscription sur liste d’aptitude ou contractuelle, un(e) Adjoint Administratif Territorial, Secrétaire (H/F) à la Direction de la Culture - Service Documentation .
Nature des fonctions :
Missions :
Sous l'autorité du responsable du service documentation, l'agent assure l'accueil et les tâches administratives du service. Il gère la circulation des informations au sein du service et entre les différents services de la collectivité.
Activités Principales :
Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Réceptionner et hiérarchiser l'urgence ou l'importance des appels téléphoniques et des messages
Orienter et renseigner le public
Gérer les courriers "arrivée" et "départ
- Enregistrer et traiter les courriers entrant et sortant sur AIRS
Vérifier la validité des informations traitées
Réceptionner et diffuser des informations
- Reproduire et diffuser des documents produits par le service
Réaliser des tâches de secrétariat (saisi de rapports, compte rendus etc.)
- Effectuer la frappe, la mise en forme de courriers divers
- Rédiger les documents administratifs, les comptes rendus de réunion
Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc)
- Suivre l'agenda de la Responsable et de l'équipe (congés, rendez-vous, formation, etc.)
- Mettre à jour les dossiers des agents ...
Gérer les stocks et les demandes de fournitures
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Elaborer des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information, et création des groupes de diffusion
- Elaborer le bulletinage, le scan et/ou reprographie, indexation des articles pour la revue de presse
- Participer au traitement, archivage, classement du fonds documentaire en suivant les directives de la Documentaliste
- Effectuer le recensement des utilisateurs et gérer des abonnements numériques
- Actualiser les données via les logiciels métiers Gediweb et Cincom,
- Gérer les prêts/circulation/retours des ouvrages et des périodiques
Classer et/ou archiver les dossiers du service
La résidence administrative est fixée à Saint Denis .
Profil requis :
- Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de son environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise du logiciel métier
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance des techniques rédactionnelles
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Autonomie
- Capacité d’adaptation professionnelle
- Discrétion
- Esprit d’initiative
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
Pour répondre à cette offre d'emploi directement en ligne, remplissez le formulaire en cliquant sur le bouton "je postule".
Toute demande parvenue par une autre voie ne sera pas prise en considération.
Pour plus ample information :
Tél 0262 90 34 96