Le Conseil Départemental de la Réunion
RECRUTE
par voie de mutation, de détachement, d'inscription sur liste d’aptitude ou contractuelle, un(e) Secrétaire (H/F) à la Direction de la Santé au Travail et à l’Accompagnement Professionnel – Service Santé et Conseil Professionnel.
Nature des fonctions :
Missions :
Sous l'autorité du responsable du service, l’agent assure le secrétariat et la gestion administrative, et participe aux dossiers transversaux du service CEPP.
Activités Principales :
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :
- Participer à la gestion administrative
- Saisir et mettre à jour les tableaux de bord : demandes entrantes, alertes médecin du travail
- Préparer les ordres du jour et les relevés de conclusions
- Gérer les courriers arrivée et/ou départ :
- Enregistrer et transmettre le courrier en arrivée et départ
- Suivre le courrier, les parapheurs via AIRS COURRIER, IX Parapheur
- Enregistrer les demandes entrantes des agents et émettre les accusés de réception (Mes demandes RH, messagerie électronique du service…)
- Mettre en forme et présenter des dossiers :
- Rédiger des courriers de type invitations, convocations
- Mettre en forme divers documents, notes, fiches d’arbitrage
- Assurer la reproduction des documents et des supports du service
- Préparer la Commission Prévention et Gestion (CPG) et diverses réunions
- Orienter et renseigner le public :
- Réceptionner et traiter (1er niveau de réponse) les appels téléphoniques et messages électroniques ;
- Accueillir, renseigner et orienter les agents (physique et téléphonique)
- Classer et/ou archiver les dossiers du service :
- Classer, numériser les dossiers du service
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures :
- Effectuer les commandes de fournitures, matériel informatique, mobilier, et reprographie
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.) :
- Mettre à jour les plannings : congés, salle de réunion ;
- Assurer la logistique des événements (réservation de salles, etc.)
- Assurer l’intérim sur des postes équivalents :
- Réceptionner et transmettre à la Médecine Préventive les demandes des agents en cas d’absence du secrétariat de médecine professionnelle.
- Participer à la gestion administrative des prestations
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
Profil requis :
- Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités et leur environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à mettre en forme et présenter des dossiers
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Sens des relations humaines
- Discrétion professionnelle
- Rigueur
- Réactivité
- Polyvalence
Pour répondre à cette offre d'emploi directement en ligne, remplissez le formulaire en cliquant sur le bouton "je postule".
Toute demande parvenue par une autre voie ne sera pas prise en considération.
Pour plus ample information :
Tél 0262 90 35 46